Sono passati poco meno di 30 giorni dal 10 marzo 2020, data che rimarrà nella storia del Belpaese perché ha segnato l’avvio del cosiddetto lockdown su tutto il territorio nazionale, misura senza precedenti nella storia repubblicana e attuata dal Governo per tentare di contrastare l’avanzata dei casi di Covid-19. Ma dopo l’iniziale fase di disorientamento, anche il mondo della progettazione si è adattato al nuovo contesto lavorativo fatto di smart working, conference call e riunioni su skype.

Non è stato però un passaggio facile e non mancano gli studi, in particolare quelli di piccole dimensioni, che fanno fatica a tenere le fila dell’organizzazione interna, elemento fondamentale per rimanere competitivi in vista della dura crisi economica che si profila all’orizzonte. Per questo motivo non sono mancati gli interventi di diversi soggetti istituzionali, in particolare all’estero, che hanno cercato di venire incontro alle esigenze dei professionisti stilando dei decaloghi di buone pratiche da seguire per tenere alta la produttività anche nel nuovo contesto.

Fra i primi a muoversi in questa direzione il Colegio d’Arquitectes de la Comunitat Valenciana, Spagna, altro Paese che come l’Italia sta scontando una situazione molto difficile a causa della pandemia. I consigli vanno da quelli più semplici, come il lavorare con una buona connessione e avere una postazione fissa e ordinata, a quelli più specifici, come il cercare di capire quali siano gli orari più produttivi in un ambiente diverso da quello dell’ufficio. Meglio evitare distrazioni, quindi, senza scordarsi di fare pause regolari e disconnettersi, evitando di farsi fagocitare dalla possibilità di non staccare mai dal computer. Importante anche mantenere il contatto con la propria squadra e utilizzare strumenti di condivisione efficienti.

E in questo senso arrivano dal Portogallo, ma parlano italiano, alcuni suggerimenti sui software più adeguati in questo momento di stand by delle relazioni sociali vis-à-vis. È l’architetto Veronica Baraldi, nata a Roma ma lisbonese d'adozione, che propone una breve lista di applicazioni efficaci nel favorire la comunicazione e l’organizzazione del lavoro.

Comunicazione. Uno dei vantaggi delle applicazioni per smartphone è la loro versatilità. Quelle come Slack, Zoom e Jitsi, sono solo alcune tra le tante che forniscono la possibilità di condividere file mantenendo un collegamento diretto con i membri del proprio team. Come per ogni prodotto, ognuna di queste piattaforme ha pregi e difetti. Slack è forse più completa, ma meno specializzata delle altre. Può essere utilizzata non solo come strumento di messaggistica privata, ma permette di creare canali di comunicazione personalizzati, magari da suddividere fra i progetti su cui si sta lavorando. Diversi livelli di privacy e la possibilità di effettuare videochiamate fino a 15 persone la rendono uno dei software più versatili. Zoom è un’altra applicazione che sta riscontrando un boom nel numero di download, grazie alla sua stabilità e alla possibilità di dar vita a videoconferenze aperte fino a 100 account. Inoltre la caratteristica che ne aumenta l’accessibilità è che può essere utilizzata direttamente dal browser senza alcun download. Jitsi condivide questa qualità, ma in più consente di dar vita a videoconferenze senza limite al numero di partecipanti e non è necessaria alcuna registrazione.

Organizzazione. Divisione del lavoro in compiti, definizione di scadenze e spazio dove condividere i documenti. Asana, Monday e Monograph sono tre applicazioni efficaci e dal diverso grado di personalizzazione e accessiblità. Asana ha un’interfaccia semplice, garantisce la programmazione delle attività e la decisione sui diversi livelli di privacy per ogni progetto. Buone le possibilità di customizzazione. Monday è invece il software più flessibile e dall’impatto immediato grazie ad una grafica accattivante. Le tante opzioni disponibili consentono all’utente di personalizzare l’applicazione secondo le proprie esigenze andando a incrociare dati e grafici Gantt. Monograph è sostanzialmente un programma sviluppato da e per gli architetti. Non mancano strumenti che consentono di calcolare la redditività di un progetto. Inoltre, si adegua alle mansioni tipiche della professione, compresa la gestione dei clienti, delle risorse e quella finanziaria.

Produttività. Le ultime due app segnalate vanno incontro alle necessità di coloro che, non avendo la possibilità di dialogare e confrontarsi in qualsiasi momento con i propri collaboratori, non vogliono perdere di vista la fase di avanzamento dei progetti. Harvest e Toggle vanno proprio in questa direzione. Harvest viene impiegata per registrare le ore di lavoro, collegarle al costo orario per i dipendenti e alle spese. Toggle svolge funzioni simili e in più permette di organizzare i clienti tramite hashtag.